Automatizaciones: disparadores, pasos e historial
Cómo funcionan las automatizaciones de XBASE: disparadores, pasos del editor, plantillas, la prueba, cómo activarlas y el historial de ejecuciones.
Actualizado el
Una automatización es una regla que empieza con un acontecimiento (el disparador) y ejecuta los pasos que definiste, como enviar un mensaje por WhatsApp o pedirle una tarea a un agente de IA. Está en Workflows, en el menú.
El editor de automatizaciones es visual, pero técnico. Por eso el equipo especialista de XBASE arma las automatizaciones contigo. Esta página explica qué hace cada parte, para que puedas seguir, ajustar y revisar el resultado. Para empezar con una plantilla, sigue Cómo crear una automatización.
Cómo funciona
- Toda automatización tiene un paso Inicio, donde está el disparador, y los pasos siguientes, unidos por líneas en el editor.
- Cuando ocurre el disparador, XBASE ejecuta los pasos en el orden de las líneas. Cada vez que eso pasa es una ejecución, y todas quedan en el historial.
- La automatización nace como Borrador. Después de probarla, se publica y pasa a Activo.
- El editor guarda solo mientras trabajas. Arriba aparece Guardado a las y la hora.
Disparadores: cómo empieza una automatización
| Disparador | Cómo funciona |
|---|---|
| Horario programado | La automatización se ejecuta el día y a la hora definidos en el paso Inicio, una vez o repitiéndose (por ejemplo, de lunes a viernes a las 9 h). El horario es el de Brasilia. |
| Aviso de otro sistema | Cada automatización tiene una dirección propia, que aparece en el paso Inicio como URL del Webhook del Workflow. Cuando tu sitio, formulario o CRM llama a esa dirección, la automatización se ejecuta con los datos enviados. Quien configura tu sistema usa esa dirección. |
| Por el equipo, en la conversación | En Chatcenter, quien atiende escribe /, elige la automatización (el filtro Workflows muestra solo ellas) y la envía. La automatización se ejecuta para esa conversación. En un número de WhatsApp con la ventana de 24 horas cerrada, este envío queda bloqueado. |
| Comentario en Instagram | Cuando alguien comenta una palabra clave en una publicación, XBASE envía un mensaje por Direct. Esta regla tiene pantalla propia, en Instagram → Mensajes, y la configuras tú, sin el editor. |
| Conversación sin respuesta | Cuando el cliente pasa sin responder al agente el tiempo elegido, la automatización empieza para esa conversación y se detiene sola cuando responde. Consulta Seguimiento de conversaciones. |
Hoy no existen disparadores por mensaje recibido en WhatsApp, por contacto creado, por etiqueta ni por cambio de etapa en el embudo. Quien responde los mensajes que llegan por WhatsApp es el agente de IA del número, no una automatización.
Los pasos más usados
En el editor, los pasos están en una columna a la izquierda, en grupos. Arrastras el paso al área de trabajo y unes uno con otro. Al hacer clic en un paso se abren sus opciones. Los más usados:
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| Agente | Un agente de IA de XBASE ejecuta las instrucciones que escribiste. |
| Enviar Mensaje de WhatsApp | Envía por un número conectado. En Tipo de envío, elige Plantilla (aprobada) o Conversación (texto libre). El texto libre solo se entrega dentro de la ventana de 24 horas de WhatsApp. |
| Enviar como agente | En el seguimiento, el agente de la conversación envía el texto que escribiste, con botones y tarjeta de producto. |
| Esperar | En el seguimiento, retiene la ejecución por minutos, horas o días y se detiene si el cliente responde. |
| Agregar etiquetas | Pone etiquetas en la conversación. |
| If/Else y Switch/Case | Dividen la automatización en caminos, según una condición. |
| Solicitud API | Envía o busca datos en otro sistema de tu empresa. |
| Para cada | Repite los pasos para cada ítem de una lista. |
| Flujo de trabajo | Ejecuta otra automatización del workspace. |
| Fin | Marca el fin del camino. |
| Comentario | Una nota en el área de trabajo, para explicar el flujo. No ejecuta nada. |
El editor tiene otros pasos, más técnicos. Ármalos con el equipo especialista cuando los necesites.
Datos que pasan de un paso a otro
Un paso puede usar lo que vino del disparador o de pasos anteriores, como el nombre de quien completó un formulario. En un campo de texto del paso, escribe {{ y el editor muestra la lista de lo que está disponible. Elige un ítem y entra en el texto entre llaves dobles.
Los valores fijos que usan varios pasos están en Configuración, en el menú Más opciones (⋯) del editor, en la pestaña Variables de entorno.
Plantillas listas
En la pantalla Workflows, la pestaña Plantillas muestra la galería Empieza con una plantilla. Solo entran plantillas con disparadores que funcionan hoy:
- Seguimiento de quien dejó de responder: crea un borrador con cuatro mensajes, como el agente, a lo largo de tres días para quien dejó de responder. En el editor, eliges el agente y las plantillas aprobadas.
- Convierte comentarios en mensajes por Direct: el botón Configurar abre la regla de comentarios de Instagram.
- Bienvenida por WhatsApp cuando tu sistema avise: crea un borrador que envía una plantilla aprobada cuando tu sistema llama a la dirección de la automatización. En el editor, eliges el número y la plantilla.
- Rutina programada con un agente: crea un borrador que se ejecuta en días hábiles a las 9 h y le pide a un agente de IA las instrucciones que escribas. En el editor, eliges el agente y el horario.
El botón Usar plantilla crea la automatización como Borrador y abre el editor. Nada se ejecuta hasta que la publiques.
Al final de la galería, el acceso Respuestas rápidas lleva a los mensajes listos que el equipo usa en el chat escribiendo /.
Probar, activar y desactivar
- Probar abre un chat al lado del editor para ejecutar la automatización al momento. La prueba ejecuta los pasos de verdad: si la automatización envía un mensaje, se envía. Prueba con un número tuyo.
- Publicar aparece mientras la automatización es Borrador y la activa: el estado pasa a Activo.
- En el menú Más opciones (⋯), Desactivar workflow y Activar workflow apagan y vuelven a encender la automatización. El estado muestra Activo, Inactivo o Borrador.
- Iniciar ejecuta una ejecución ahora, sin esperar el disparador. Solo funciona con la automatización activa.
- Con horario programado, activar es lo que pone la automatización a funcionar, y desactivar quita los próximos horarios.
- Historial de versiones, en el mismo menú, guarda puntos de restauración. Usa Crear versión manual antes de un cambio grande.
Historial de ejecuciones
Arriba del editor, al lado de Canvas, está Ejecuciones, con el total entre paréntesis. La lista muestra cada vez que la automatización se ejecutó, con el estado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En cola | esperando para empezar |
| Ejecutando | en curso |
| Completado | terminó sin error |
| Falló | se detuvo por un error |
| Cancelado | se interrumpió |
Haz clic en una ejecución para ver la duración, los datos que entraron y salieron y, cuando falló, el error.
Para ver todas las automatizaciones juntas, haz clic en Análisis en la pantalla Workflows: la página trae Total de ejecuciones, Tasa de éxito, Errores, Duración media y el rendimiento de cada automatización.
Automatizaciones y agentes de IA
- La automatización sigue la regla y el orden de pasos que se definieron. El agente de IA conversa en texto libre con lo que le enseñaste.
- Una automatización puede usar un agente en un paso Agente, por ejemplo para escribir un resumen todas las mañanas.
- Los mensajes que llegan por WhatsApp los responde el agente vinculado al número, no una automatización.
Cómo crear y configurar agentes: Agentes de IA.
Reglas y límites
- Cantidad: el número de automatizaciones depende del plan. Los límites están en Precios.
- Quién accede: el ítem Workflows aparece para quien tiene, en su rol, el permiso Ver workflows. Crear, editar, publicar y eliminar requiere el permiso Gestionar workflows.
- Editor en la computadora: los botones de probar y publicar están en la versión para computadora del editor.
- WhatsApp: fuera de la ventana de 24 horas, solo sale una plantilla aprobada por Meta. Cada mensaje enviado sigue el cobro de Meta.
- Armado: el equipo especialista arma las automatizaciones contigo. El comentario que se convierte en mensaje por Direct lo configuras tú.