Cómo agendar una reunión con un contacto que todavía no está registrado
Paso a paso para registrar el contacto (nombre, correo, WhatsApp, teléfono y organización) y agendar la reunión en la Agenda, sin salir de la pantalla.
Actualizado el
Cuando la reunión es con alguien que todavía no está en Contactos, no necesitas salir de la Agenda: registra a la persona ahí mismo, vincúlala a su empresa y pasa directo al horario. El contacto queda guardado en la base, con la reunión en su historial.
Lo que necesitas
- Acceso a la Agenda del workspace.
- El nombre de la persona. Correo, WhatsApp, teléfono y organización son opcionales, pero la invitación a la reunión le llega por correo.
- Un WhatsApp que no esté en otro contacto de la empresa: cada número de WhatsApp pertenece a un solo contacto.
Paso a paso
Empieza a agendar
En el menú, abre Agenda y haz clic en Agendar reunión. Si prefieres, haz clic directo en el día y el horario del calendario: el horario elegido ya viene marcado al final. Se abre la ventana ¿Con quién es la reunión?.
Busca antes de registrar
Escribe el nombre, el correo o el teléfono de la persona. Si aparece en la lista, haz clic en ella y salta al paso 5. Si no aparece, haz clic en Nuevo contacto, debajo de la lista. Lo que escribiste en la búsqueda ya entra en Nombre (o en Correo, si es una dirección de correo).
Completa los datos del contacto
Revisa el Nombre (obligatorio) y completa lo que tengas: Correo, WhatsApp y Teléfono, este para llamadas, como el fijo de la empresa. Los dos números van con código de área.
Vincula la organización
En Organización, haz clic en Agregar organización y escribe el nombre de la empresa. Si ya existe, haz clic en ella. Si no existe, haz clic en Crear organización con el nombre escrito. Después haz clic en Registrar y agendar.
Elige el día y el horario
En la ventana Agendar reunión, revisa el Asunto de la reunión, elige el Día y escribe el Horario, en cualquier minuto (como 09:30), o haz clic en uno de los Horarios libres en la agenda y, si quieres, escribe la pauta en Pauta y observaciones. Deja marcado Crear enlace de Google Meet para que la reunión tenga sala de video.
Confirma
Haz clic en Confirmar y agendar reunión. La reunión aparece en el calendario de la Agenda.
Qué esperar al final
El contacto queda guardado en Contactos, vinculado a la organización elegida, y la reunión aparece en la Agenda.
- Invitación por correo. Si indicaste el correo, la persona entra como participante y recibe la invitación cuando la agenda está conectada a Google Calendar.
- WhatsApp y teléfono quedan separados. El WhatsApp es el número de las conversaciones; el teléfono aparece en el contacto como Teléfono, solo para llamadas.
- ¿Lo registraste desde la pantalla de Contactos? Al final de Nuevo contacto, el mensaje de éxito tiene el botón Agendar reunión, que abre la misma ventana de horario con el contacto que acabas de crear.
Problemas comunes
Próximos pasos
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