Workspaces, miembros y roles
Qué es un workspace en XBASE, cómo tener varios, quiénes son los miembros y qué puede hacer cada rol: Administrador, Editor, Visualizador y Operador.
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El workspace es el espacio de trabajo de tu empresa en XBASE. Conversaciones, contactos, embudos, agentes de IA, automatizaciones, canales y archivos están dentro de él. Cada workspace tiene sus miembros, su plan y su billetera. Cada miembro recibe uno o más roles, y son los roles los que dicen qué puede hacer la persona.
Cómo funciona
- Quien crea un workspace pasa a ser su Administrador.
- Todo workspace nuevo empieza en el plan Free. El plan, los créditos de IA y la billetera son de cada workspace: cambiar el plan de uno no cambia el de otro.
- Una persona puede estar en varios workspaces, con roles diferentes en cada uno.
- Un miembro es quien tiene acceso al workspace. Entra por invitación, con el rol elegido por quien lo invitó.
- Un rol es un conjunto de permisos. El workspace ya nace con cuatro roles listos, y se pueden crear otros.
Varios workspaces
El menú del workspace está al pie de la barra lateral: haz clic en el nombre del workspace para abrirlo. Ahí ves la lista Workspaces y cambias de uno a otro con un clic. La etiqueta Predeterminado marca tu workspace principal.
- Crear: en el menú del workspace, haz clic en Nuevo workspace. En la ventana Crear nuevo workspace, completa Nombre y, si quieres, Descripción y Definir como predeterminado.
- Elegir el principal: abre el workspace en la pantalla Workspaces (o en Configuración) y haz clic en Definir como principal.
- Eliminar: en Configuración (la misma pantalla que se abre al hacer clic en el workspace en Workspaces), pestaña Avanzado, bloque Zona de peligro, haz clic en Eliminar workspace. La acción no se puede deshacer. No se puede eliminar el workspace en uso: cambia a otro antes.
El crédito de bienvenida de la billetera vale solo para el primer workspace que crea cada persona.
Miembros e invitaciones
La invitación se hace por correo o por WhatsApp, ya con el rol de la persona. Los pasos están en Cómo invitar a alguien al workspace (correo) y Cómo invitar a alguien por WhatsApp.
Por correo:
- Quien ya tiene cuenta en XBASE entra al instante y recibe el correo "Te agregaron al workspace", con el botón Acceder al workspace.
- Quien todavía no tiene cuenta recibe un correo con el botón Aceptar invitación. La persona debe crear la cuenta con el mismo correo que recibió la invitación.
Por WhatsApp:
- Escribes el número de la persona y envías el enlace desde tu WhatsApp, con Abrir mi WhatsApp, o copias el enlace.
- La persona abre el enlace, indica su nombre y correo y confirma el código que llega al correo. Si es su primer acceso, crea una contraseña. Entra directo al workspace, sin la configuración inicial de la cuenta.
- Quien ya tiene cuenta usa el mismo correo de la cuenta, y la invitación entra en ella.
En los dos casos:
- La invitación vale 7 días y solo se puede usar una vez.
- Las invitaciones todavía no aceptadas quedan en Invitaciones pendientes, donde puedes copiar el enlace, reenviarla o cancelarla.
- En la lista Miembros, la papelera quita a la persona del workspace.
Los roles que ya vienen listos
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Todo. Entre los roles listos, solo él invita y quita miembros, gestiona roles y ve la facturación. |
| Editor | Casi todo: agentes, automatizaciones, conversaciones, contactos, proyectos, integraciones, claves, archivos y la configuración del workspace. No invita miembros, no gestiona roles y no ve la facturación. |
| Visualizador | Hoy nace con los mismos permisos del Editor. Para tener a alguien solo de lectura, edita los permisos de este rol o crea un rol nuevo. |
| Operador | Atiende: envía mensajes, cambia el responsable de las conversaciones, ve, edita y exporta contactos, y ve y gestiona proyectos. Ve solo las conversaciones de las que es responsable. |
Además de ellos existe @everyone (Permisos predeterminados), que vale para todos los miembros del workspace. Empieza sin ningún permiso. Lo que actives ahí, todos lo reciben.
Los permisos de cada rol
En la pantalla del workspace, pestaña Roles, haz clic en un rol para ver o cambiar los permisos. Están en grupos:
| Grupo | Permisos |
|---|---|
| Permisos generales del workspace | Gestionar workspace, Gestionar roles, Gestionar miembros, Gestionar claves, Gestionar integraciones, Ver facturación |
| Agentes y automatizaciones | Ver agentes, Gestionar agentes, Ver workflows, Gestionar workflows |
| Atención | Ver todas las conversaciones, Enviar mensajes, Asignar conversaciones |
| CRM y proyectos | Ver contactos, Gestionar contactos, Exportar contactos, Ver proyectos, Gestionar proyectos |
| Almacenamiento | Gestionar almacenamiento |
| Permisos avanzados | Administrador |
- Los permisos se suman. Quien tiene dos roles tiene los permisos de los dos, más los de @everyone.
- Administrador da todos los permisos de una vez.
- Sin Ver todas las conversaciones, la persona ve solo las conversaciones de las que es responsable.
- Limitar conversaciones por etiqueta (en el bloque Conversaciones visibles del rol) hace que quien tiene el rol vea solo las conversaciones con las etiquetas elegidas, además de las que atiende. Vale aunque otro rol dé Ver todas las conversaciones. Los administradores no se ven afectados.
Crear y organizar roles
En la pestaña Roles, haz clic en Crear rol. El rol tiene tres pestañas: Visualización (nombre y color), Permisos y Gestionar miembros. Al cambiar algo, haz clic en Guardar cambios. El orden de la lista es la jerarquía: arrastra los roles para reordenarlos. El miembro usa el color del rol más alto que tiene.
Reglas y límites
- Invitar, quitar y ver invitaciones requiere Gestionar miembros.
- Crear, editar, eliminar y asignar roles requiere Gestionar roles.
- Jerarquía: quien no tiene Administrador solo asigna, edita o reordena roles por debajo de su rol más alto, y nunca asigna un rol con Administrador.
- Quitar a alguien que tiene Administrador solo puede hacerlo quien también tiene Administrador.
- El workspace nunca queda sin Administrador: XBASE no deja quitar al último.
- Facturación se abre solo para quien tiene Ver facturación. En Uso y consumo, los valores también aparecen solo con este permiso.
- La pestaña Avanzado de la Configuración (configuración del workspace, incluso eliminar el workspace) requiere Gestionar workspace. Las pestañas Claves y Almacenamiento requieren Gestionar claves y Gestionar almacenamiento.
- Personas por plan: la página de Precios muestra cuántas personas incluye cada plan.