Como agendar uma reunião com um contato que ainda não está cadastrado
Passo a passo para cadastrar o contato (nome, e-mail, WhatsApp, telefone e organização) e marcar a reunião na Agenda da XBASE, sem sair da tela.
Atualizado em
Quando a reunião é com alguém que ainda não está em Contatos, você não precisa sair da Agenda: cadastre a pessoa ali mesmo, ligue à empresa dela e siga direto para o horário. O contato fica salvo na base, com a reunião no histórico dele.
O que você precisa
- Acesso à Agenda do workspace.
- O nome da pessoa. E-mail, WhatsApp, telefone e organização são opcionais, mas é pelo e-mail que ela recebe o convite da reunião.
- Um WhatsApp que não esteja em outro contato da empresa: cada número de WhatsApp pertence a um contato só.
Passo a passo
Comece o agendamento
No menu, abra Agenda e clique em Agendar Reunião. Se preferir, clique direto no dia e no horário do calendário: o horário escolhido já vem marcado no fim. Abre a janela Com quem é a reunião?.
Procure antes de cadastrar
Digite o nome, o e-mail ou o telefone da pessoa. Se ela aparecer na lista, clique nela e pule para o passo 5. Se não aparecer, clique em Novo contato, abaixo da lista. O que você digitou na busca já entra no Nome (ou no E-mail, se for um endereço de e-mail).
Preencha os dados do contato
Confira o Nome (obrigatório) e preencha o que tiver: E-mail, WhatsApp e Telefone, este para ligação, como o fixo da empresa. Os dois números vão com DDD.
Ligue à organização
Em Organização, clique em Adicionar organização e digite o nome da empresa. Se ela já existe, clique nela. Se não existe, clique em Criar organização com o nome digitado. Depois clique em Cadastrar e agendar.
Escolha o dia e o horário
Na janela Agendar Reunião, confira o Assunto da Reunião, escolha o Dia e um Horário livre e, se quiser, escreva a pauta em Pauta & Observações. Deixe marcado Criar link do Google Meet para a reunião ganhar a sala de vídeo.
Confirme
Clique em Confirmar e Agendar Reunião. A reunião aparece no calendário da Agenda.
O que esperar no final
O contato fica salvo em Contatos, ligado à organização escolhida, e a reunião aparece na Agenda.
- Convite por e-mail. Se você informou o e-mail, a pessoa entra como participante e recebe o convite quando a agenda está conectada ao Google Agenda.
- WhatsApp e telefone ficam separados. O WhatsApp é o número das conversas; o telefone aparece no contato como Telefone, só para ligação.
- Cadastrou pela tela de Contatos? No fim do Novo Contato, a mensagem de sucesso tem o botão Agendar reunião, que abre a mesma janela de horário com o contato que você acabou de criar.
Problemas comuns
Próximos passos
Ainda com dúvida?
Fale com o time da XBASE pelo WhatsApp. A gente ajuda a configurar. E-mail: contato@xbase.app.