Como criar um follow-up para quem parou de responder
Passo a passo para a XBASE voltar a falar, como o seu agente, com quem parou de responder no WhatsApp, no Instagram ou por e-mail.
Atualizado em
Monte uma automação que volta a falar com o cliente que parou de responder ao seu agente. Você parte do modelo Follow-up de quem parou de responder: quatro mensagens ao longo de três dias, enviadas como o agente. A automação para sozinha quando o cliente responde.
O que você precisa
- Um computador: os botões de testar e publicar ficam na versão para computador do editor.
- Acesso a Automações no menu. No cargo, as permissões são Ver workflows e Gerenciar workflows.
- Um agente de IA que já atende no WhatsApp oficial, no Instagram Direct ou por e-mail.
- Para o WhatsApp: dois modelos de mensagem aprovados pela Meta no número, para os toques que saem depois das 24 horas. Os modelos ficam em WhatsApp API → Templates, no menu avançado.
Passo a passo
Abra o modelo
No menu, clique em Automações, abra a aba Modelos e, no card Follow-up de quem parou de responder, clique em Usar modelo.
Outro caminho: na página do agente, no card Follow-ups deste agente, clique em Criar follow-up. A galeria abre com o modelo em destaque e, ao usar, o agente já vem marcado.
A XBASE cria a automação como Rascunho e abre o editor com as etapas ligadas: Início, quatro Enviar como agente com três Esperar no meio, e Fim.
Configure o Início
Clique na etapa Início. Em Gatilho, já vem Conversa sem resposta. Confira:
- Agentes: marque o agente (ou os agentes) cujas conversas entram no follow-up.
- Horas sem resposta: quanto tempo depois da última mensagem da empresa o primeiro toque sai. O modelo vem com 3 horas; vai de 0,5 a 72.
- Canais: WhatsApp, Instagram Direct e E-mail. Desmarque o que não quiser.
- Filtros (opcional): só conversas de anúncio, nome do anúncio, etiquetas e etapas do funil incluídas ou excluídas.
- Máximo por rodada: quantas conversas entram de cada vez. O padrão é 50.
Revise as mensagens
Clique em cada Enviar como agente e ajuste o texto em Mensagem. A Prévia no WhatsApp mostra como a mensagem chega.
- {{nome}} vira o primeiro nome do cliente (botão Nome do cliente).
- Uma linha [opções: A | B | C] no fim vira botões no WhatsApp (botão Botões). Até 3 opções de até 20 caracteres viram botões; mais que isso, a prévia avisa que vira lista.
- Uma linha [produto: link | frase] vira o card do produto com foto (botão Produto).
- Assunto do e-mail é usado quando a conversa é por e-mail.
Escolha os modelos dos toques 3 e 4
Os toques 3 e 4 saem depois das 24 horas, quando o WhatsApp só aceita modelo aprovado. Nesses dois, em Modelo aprovado (fora das 24 h), escolha o modelo. Só os modelos com o selo Aprovado podem ser escolhidos. O {{1}} do modelo recebe o primeiro nome do cliente.
Sem modelo, marque Pular este passo em Se a janela de 24 h estiver fechada.
Confira as esperas
Clique em cada Esperar para ver o tempo (17, 24 e 22 horas no modelo) e as interrupções. Parar se o cliente responder e Parar se for para Atendimento Humano vêm ligados. Em Parar se a conversa entrar nestas etapas, marque as etapas do funil em que o follow-up deve parar, como "Venda fechada".
Ligue a automação
Clique em Publicar. Se faltar algo, aparece Ainda não dá para ativar com o que falta (por exemplo, o agente ou o modelo). Corrija e publique de novo. Com tudo certo, o status passa a Ativo.
O que esperar no final
A cada 10 minutos, a XBASE procura as conversas do agente sem resposta há o tempo escolhido e começa o follow-up em cada uma. Quando o cliente responde, a conversa vai para Atendimento Humano ou entra numa etapa de parada, a execução termina e os próximos toques não saem. Cada execução fica em Execuções, no editor, e o fluxo aparece no card Follow-ups deste agente.
Problemas comuns
Próximos passos
Follow-up de conversas
Automações: gatilhos, etapas e histórico
Como criar uma automação a partir de um modelo
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Fale com o time da XBASE pelo WhatsApp. A gente ajuda a configurar. E-mail: contato@xbase.app.