Automações: gatilhos, etapas e histórico
Como funcionam as automações da XBASE: os gatilhos que existem, as etapas do editor, os modelos, o teste, como ligar e o histórico de execuções.
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Uma automação é uma regra que começa por um acontecimento (o gatilho) e executa as etapas que você definiu, como mandar uma mensagem no WhatsApp ou pedir uma tarefa a um agente de IA. Ela fica em Automações, no menu.
O editor de automações é visual, mas técnico. Por isso o time especialista da XBASE monta as automações com você. Esta página explica o que cada parte faz, para você acompanhar, ajustar e conferir o resultado. Para começar por um modelo, siga Como criar uma automação.
Como funciona
- Toda automação tem uma etapa Início, onde fica o gatilho, e as etapas seguintes, ligadas por linhas no editor.
- Quando o gatilho acontece, a XBASE executa as etapas na ordem das linhas. Cada vez que isso acontece é uma execução, e todas ficam no histórico.
- A automação nasce como Rascunho. Depois de testada, ela é publicada e passa a Ativo.
- O editor salva sozinho enquanto você mexe. No topo aparece Salvo às e o horário.
Gatilhos: como uma automação começa
| Gatilho | Como funciona |
|---|---|
| Horário marcado | A automação roda no dia e na hora definidos na etapa Início, uma vez ou repetindo (por exemplo, de segunda a sexta às 9h). O horário é o de Brasília. |
| Aviso de outro sistema | Cada automação tem um endereço próprio, que aparece na etapa Início como Webhook URL do Workflow. Quando o seu site, formulário ou CRM chama esse endereço, a automação roda com os dados enviados. Quem configura o seu sistema usa esse endereço. |
| Pela equipe, na conversa | No Chatcenter, quem atende digita /, escolhe a automação (o filtro Workflows mostra só elas) e envia. A automação roda para aquela conversa. Num número de WhatsApp com a janela de 24 horas fechada, esse envio fica bloqueado. |
| Comentário no Instagram | Quando alguém comenta uma palavra-chave num post, a XBASE manda uma mensagem no Direct. Essa regra tem tela própria, em Instagram → Mensagens, e você configura sozinho, sem o editor. |
| Conversa sem resposta | Quando o cliente fica sem responder ao agente pelo tempo escolhido, a automação começa para aquela conversa e para sozinha quando ele responde. Veja Follow-up de conversas. |
Hoje não existem gatilhos por mensagem recebida no WhatsApp, por contato criado, por etiqueta nem por mudança de etapa no funil. Quem responde as mensagens que chegam no WhatsApp é o agente de IA do número, não uma automação.
As etapas mais usadas
No editor, as etapas ficam numa coluna à esquerda, em grupos. Você arrasta a etapa para a área de trabalho e liga uma à outra. Clicar numa etapa abre as opções dela. As mais usadas:
| Etapa | O que faz |
|---|---|
| Agente | Um agente de IA da XBASE executa as instruções que você escreveu. |
| Enviar Mensagem WhatsApp | Envia por um número conectado. Em Tipo de envio, escolha Template (aprovado) ou Conversa (texto livre). Texto livre só é entregue dentro da janela de 24 horas do WhatsApp. |
| Enviar como agente | No follow-up, o agente da conversa envia o texto que você escreveu, com botões e card de produto. |
| Esperar | No follow-up, segura a execução por minutos, horas ou dias e para se o cliente responder. |
| Adicionar Tags | Coloca etiquetas na conversa. |
| If/Else e Switch/Case | Dividem a automação em caminhos, conforme uma condição. |
| Requisição API | Envia ou busca dados em outro sistema da sua empresa. |
| Para Cada | Repete as etapas para cada item de uma lista. |
| Fluxo de Trabalho | Roda outra automação do workspace. |
| Fim | Marca o fim do caminho. |
| Comentário | Uma nota na área de trabalho, para explicar o fluxo. Não executa nada. |
O editor tem outras etapas, mais técnicas. Monte com o time especialista quando precisar delas.
Dados que passam de uma etapa para outra
Uma etapa pode usar o que veio do gatilho ou de etapas anteriores, como o nome de quem preencheu um formulário. Num campo de texto da etapa, digite {{ e o editor mostra a lista do que está disponível. Escolha um item e ele entra no texto entre chaves duplas.
Valores fixos que várias etapas usam ficam em Configurações, no menu Mais opções (⋯) do editor, na aba Variáveis de Ambiente.
Modelos prontos
Na tela Automações, a aba Modelos mostra a galeria Comece por um modelo. Só entram modelos com gatilhos que funcionam hoje:
- Follow-up de quem parou de responder: cria um rascunho com quatro mensagens, como o agente, ao longo de três dias para quem parou de responder. No editor, você escolhe o agente e os modelos aprovados.
- Transforme comentários em mensagens no Direct: o botão Configurar abre a regra de comentário do Instagram.
- Boas-vindas no WhatsApp quando seu sistema avisar: cria um rascunho que envia um template aprovado quando o seu sistema chama o endereço da automação. No editor, você escolhe o número e o template.
- Rotina agendada com um agente: cria um rascunho que roda em dias úteis às 9h e pede a um agente de IA as instruções que você escrever. No editor, você escolhe o agente e o horário.
O botão Usar modelo cria a automação como Rascunho e abre o editor. Nada roda até você publicar.
No fim da galeria, o atalho Respostas rápidas leva às mensagens prontas que a equipe usa no chat digitando /.
Testar, ligar e desligar
- Testar abre um chat ao lado do editor para rodar a automação na hora. O teste executa as etapas de verdade: se a automação envia uma mensagem, ela é enviada. Teste com um número seu.
- Publicar aparece enquanto a automação é Rascunho e a liga: o status passa a Ativo.
- No menu Mais opções (⋯), Desativar workflow e Ativar workflow desligam e religam a automação. O status mostra Ativo, Inativo ou Rascunho.
- Iniciar roda uma execução agora, sem esperar o gatilho. Só funciona com a automação ativa.
- No horário marcado, ligar é o que põe a automação para rodar, e desligar tira os próximos horários.
- Histórico de Versões, no mesmo menu, guarda pontos de restauração. Use Criar Versão Manual antes de uma mudança grande.
Histórico de execuções
No topo do editor, ao lado de Canvas, fica Execuções, com o total entre parênteses. A lista mostra cada vez que a automação rodou, com o status:
| Status | O que quer dizer |
|---|---|
| Na Fila | aguardando para começar |
| Executando | em andamento |
| Concluído | terminou sem erro |
| Falhou | parou por um erro |
| Cancelado | foi interrompida |
Clique numa execução para ver a duração, os dados que entraram e saíram e, quando falhou, o erro.
Para ver todas as automações juntas, clique em Análises na tela Automações: a página traz Total de Execuções, Taxa de Sucesso, Erros, Duração Média e o desempenho de cada automação.
Automações e agentes de IA
- A automação segue a regra e a ordem de etapas que foram definidas. O agente de IA conversa em texto livre com o que você ensinou a ele.
- Uma automação pode usar um agente numa etapa Agente, por exemplo para escrever um resumo todo dia de manhã.
- As mensagens que chegam no WhatsApp são respondidas pelo agente ligado ao número, não por uma automação.
Como criar e configurar agentes: Agentes de IA.
Regras e limites
- Quantidade: o número de automações depende do plano. Os limites estão em Preços.
- Quem acessa: o item Automações aparece para quem tem, no cargo, a permissão Ver workflows. Criar, editar, publicar e excluir é da permissão Gerenciar workflows.
- Editor no computador: os botões de testar e publicar ficam na versão para computador do editor.
- WhatsApp: fora da janela de 24 horas, só sai template aprovado pela Meta. Cada mensagem enviada segue a cobrança da Meta.
- Montagem: o time especialista monta as automações com você. O comentário que vira mensagem no Direct você configura sozinho.